Mijn organisatie of afdeling verhuizen? Hoe werkt dat?

Iedere organisatie krijgt er vroeg of laat mee te maken. Het verhuizen van een afdeling, de opslagruimte of het gehele bedrijf. Bijvoorbeeld doordat je organisatie groeit of juist krimpt waardoor een nieuwe passende kantoor of werkruimte nodig is. Of doordat een nieuwe vestiging wordt geopend waar een deel van het personeel naar toe verhuisd. Dit soort verhuizingen noemen we project verhuizingen.

Vaak komt bij een dergelijke operatie meer kijken dan je vooraf had bedacht of had kunnen bedenken. Zeker bij complexe verhuizingen zoals verhuizingen in de zorg of het onderwijs. Daarbij is het van groot belang dat de operationele werkzaamheden door kunnen blijven gaan en dat de “winkel” open blijft tijdens de verhuizing.

Hoe neem ik de leiding?

Een belangrijke eerste stap is het aanwijzen van een intern verantwoordelijke die de gehele coördinatie van de verhuizing op zich neemt. Bij grotere organisaties zal dit in veel gevallen de facilitair manager, operationeel manager of ICT manager zijn. Hij of zij licht als eerste de medewerkers in op wie de verhuizing betrekking heeft. In de meeste gevallen is deze intern verantwoordelijke ook steeds het eerste aanspreekpunt als het over de verhuizing gaat.

Welke stappen onderneem ik als coördinator?

Als coördinator, komt er heel wat op je af. Het is daarom handig om met een overzichtelijke planning en een duidelijk stappenplan te werken.

1. Maak een complete analyse van de huidige situatie en nieuwe situatie

In deze analyse doorloop je alle items die betrekking hebben op de project verhuizing. Welke afdelingen gaan mee, welke impact heeft dat op de organisatie, zijn er afdelingen die permanent door moeten kunnen blijven draaien? Zijn er andere stakeholders die naast de medewerkers tijdig moeten worden geïnformeerd? Denk in het geval van de zorg bijvoorbeeld aan cliënten,  patiënten en hun families, mantelzorgers, begeleiders en behandelaren. Of in geval van het onderwijs aan onderwijsteams, ouders en natuurlijk de leerlingen. Kies samen voor het juiste moment van informeren. Maar kijk bijvoorbeeld ook naar apparatuur die meegaat. Hoe wordt er nu mee gewerkt, wat moet tijdens de verhuisoperatie blijven werken en hoe wil je een en ander in de nieuwe situatie geconfigureerd hebben?

2. Maak een draaiboek

Een draaiboek helpt je om alle stappen binnen je verhuisproces vooraf vast te leggen. De gehele verhuizing wordt daarin van stap tot stap benoemd en voorkomt dat je in de bekende en veel voorkomende valkuilen stapt. Vermeldt duidelijk alle gemaakte afspraken en verwachtingen. Als coördinator stel jij het draaiboek op. Vermeld in je draaiboek zaken als de dagplanning, je risico- en beheersplan en de specificaties van de werkzaamheden. Voor zorg en/of onderwijsinstellingen is een mijlpalenplanning een vereiste van je draaiboek. Hierin vermeld je de tijden(mijlpalen) waarop onderdelen uitgevoerd moeten zijn.

3. Kies je verhuispartner

Voor complexe verhuizingen loont het altijd om een ervaren en bij voorkeur Erkende Project Verhuizer in te schakelen. Naast de gewenste certificeringen en de jarenlange ervaringen, bieden zij de meest zekerheid op een soepele en veilige verhuizing.

4. Bepaal hoe de nieuwe situatie eruit komt te zien

Maak een overzicht van de nieuwe ruimtes, de indeling van de ruimte, de plaatsen waar meubilair komt te staan en de verschillende (gewenste) aansluitingen zoals stroom, water, internet en telefoonaansluitingen. Maak een duidelijke plattegrond waarop je aangeeft welke werkplekken er moeten komen en welke meubelstukken er worden neergezet.

5. Registreer en codeer je meubels en stoffering

Inventariseer welke meubels reeds je nu al hebt en codeer ze op zo’n manier dat de project verhuizer een duidelijk overzicht heeft van welke meubelen waar komen te staan. Maar ook welke aansluitingen, computers, servers en andere apparatuur op welke plek komt en hoe deze geconfigureerd moeten worden.

6. Wat doe je met meubilair dat niet meeverhuist?

Een onderdeel van jouw verhuisplan kan zijn dat je CO2 neutraal en op een maatschappelijk verantwoorde manier wilt verhuizen. Bij Top Movers Nederland zijn wij hier bijvoorbeeld volledig op ingericht. Niet alleen door te verhuizen met CO2 neutrale verhuiswagens maar ook door te kijken hoe jouw oude meubilair op een maatschappelijk verantwoorde manier kan worden hergebruikt of gerecycled. Op het platform Circulair Connect, vind je informatie die je helpt om jouw project verhuizing zo verantwoord mogelijk te laten verlopen.

7. Nieuw meubilair bestellen en stoffering regelen

Door tijdig je nieuwe meubilair te bestellen en de stoffering voor het nieuwe pand of de nieuwe locatie te regelen, voorkom je dat medewerkers hun werk niet goed kunnen doen of dat bijvoorbeeld klanten, patiënten of leerlingen, niet op de juiste manier bediend kunnen worden. Stem van tevoren ook met je projectverhuizer af op welke manier nieuwe meubelen worden geleverd of moeten worden opgehaald. De handyman van de project verhuizer kan je op tijd helpen met het in elkaar zetten en op de juiste plek plaatsen.

8. Hoe zit het op de nieuwe locatie met de ICT infrastructuur?

Samen met je telecommunicatieleverancier, je medewerkers en de ICT specialist van de project verhuizer stel je tijdig vast welke infrastructuur moet worden aangelegd op de nieuwe locatie en hoe deze tijdig getest kan worden. De ICT specialist van je projectverhuizer geeft je daarbij tips en laat tijdig weten of er andere maatregelen getroffen moeten worden. Zeker bij het verhuizen van zorgorganisaties, ziekenhuizen, klinieken en scholen, is dit een belangrijke stap.

9. Routing, faciliteiten en sanitair

Om medewerkers, klanten, patiënten, leerlingen en andere stakeholders zo snel mogelijk te laten wennen aan de nieuwe locatie, is het zaak om een aantal dingen in kaart te brengen en voor te bereiden. Denk bijvoorbeeld aan een duidelijke bewegwijzering buiten en binnen je nieuwe pand. Zijn er bijvoorbeeld parkeerplaatsen gereserveerd voor klanten of invaliden? Waar kunnen mensen hun fiets neerzetten en hoe komen ze vanuit het fietsenhok bij de receptie? Hoe ziet de plattegrond en de kamerindeling eruit en waar hang je deze informatie op? Is er een evacuatieplan en waar hangen de plattegronden die aangeven welke nooduitgang het beste gekozen kan worden tijdens een calamiteit? En ook niet onbelangrijk, waar bevinden zich de toiletten.

10. Informeer je oude en nieuwe buren

Om de overlast voor je huidige en nieuwe buren zoveel mogelijk te beperken, is het verstandig ze tijdig te informeren. De kans is groot dat zij op de dag van de verhuizing hier enige hinder van ondervinden. Denk aan parkeerplaatsen die tijdelijk bezet worden door verhuiswagens. Of geluidsoverlast wanneer er, ten behoeve van de nieuwe ICT infrastructuur, geboord of getimmerd moet worden. Je project verhuizer kan je daarbij helpen.

Hoe maak ik van de verhuizing van mijn organisatie een succes?

Iedere verandering is spannend, dat geldt ook voor een nieuwe locatie of uitbreiding van de werkruimte in een bestaand pand. Maak van jouw project verhuizing een gezamenlijke onderneming. Maak op de dag zelf foto’s en deel deze met je medewerkers via je nieuwsbrief of social mediakanalen. Zet je medewerkers daarbij in het zonnetje of dank ze voor hun geduld en wens ze veel plezier en succes op hun nieuwe werkplek.

Een Erkende Project Verhuizer zoals Top Movers kan je daarbij helpen. Zo rond je jouw verhuizing op een CO2 vriendelijke en Circulaire manier succesvol af.