Een tijdelijk onderkomen voor het Grafisch Lyceum Rotterdam
Stel, je moet als school verhuizen naar een tijdelijke locatie omdat de huidige locatie wordt afgebroken en herbouwd. In zo’n geval komt er meer bij kijken dan alleen het verplaatsen van de boedel. Wat doe je bijvoorbeeld met meubelen of spullen die niet meegaan naar de tijdelijke locatie, maar wel behouden moeten blijven?Een goede voorbereiding is het halve werk
Een goede voorbereiding, gevolgd door een strakke planning vanuit Top Movers, zorgde ervoor dat de verhuizing soepel en snel verliep.
“Dat begint met een goed uitgedacht vloerplan voor zowel de oude als de nieuwe locatie,” legt Jan Tol, voorman bij Top Movers, uit. “Dit vloerplan stellen we op voor de klant, waarna een uitleg volgt voor de medewerkers van het Grafisch Lyceum. Iedere ruimte op de plattegrond krijgt zijn eigen kleur. Daarna worden verhuisdozen, bakken en rolcontainers in deze ruimtes geplaatst, voorzien van labels in dezelfde kleur als de ruimte. Medewerkers pakken vervolgens zelf de spullen in. Op de nieuwe locatie gebruiken we dezelfde kleuren op het vloerplan, zodat direct duidelijk is welke spullen waar naartoe moeten. Zo raak je niets kwijt en kunnen spullen snel en efficiënt worden verhuisd. Dat is wel zo prettig voor de medewerkers.”
Medewerkers blijven in controle
Het vloerplan en het kleurensysteem geven rust bij de medewerkers van het Grafisch Lyceum. “Het is fijn dat je zelf je lokaal en spullen kunt inpakken. Zo weet je precies wat er verhuisd gaat worden en krijg je de mogelijkheid om vooraf spullen die je niet meer gebruikt, op te ruimen,” zegt Rochanne. “Ik kan me nu al voorstellen dat het uitpakken op de nieuwe locatie heel soepel zal verlopen.”
“Dat geeft vertrouwen dat het allemaal goed komt.”
Tijdelijke opslag van meubelen als onderdeel van de dienstverlening
Ook Marrie, conciërge van het Grafisch Lyceum en coördinator op de oude locatie, is blij met de manier waarop de verhuizing verloopt. “Ik heb nog nooit zo’n grote verhuizing meegemaakt. Als een van de conciërges van het Grafisch Lyceum komen veel zaken rondom de verhuizing op mijn schouders terecht en ben ik veel aan het regelen. Dan is het fijn om te zien dat de daadwerkelijke verhuizing heel soepel en professioneel verloopt. Dat geeft vertrouwen dat het allemaal goed komt.”
Op de tijdelijke locatie is Giacomo, hoofdconciërge van het Grafisch Lyceum, druk bezig met de coördinatie. “De voorbereiding liep ook hier op het tijdelijke onderkomen heel soepel. De meeste spullen komen deze kant op, maar een groot aantal zaken – waaronder kunstwerken, apparatuur en meubels – wordt opgeslagen door Top Movers totdat ons nieuwe pand klaar is. Omdat Top Movers zowel de verhuizing als de opslag voor ons regelt, is de communicatie perfect. De lijnen zijn kort en het is voor iedereen duidelijk wie welke rol oppakt tijdens deze verhuisoperatie. Ook hier op de tijdelijke locatie werkt het vloerplan eenvoudig. Het kleurenschema werkt heel goed, waardoor iedereen er vrij relaxed in staat.”
Hoe kies je de beste verhuispartner?
“We zaten voor ons gevoel met een flinke uitdaging,” vertelt Tjapko van Loon, projectleider vanuit het Grafisch Lyceum. “De tijdsdruk was hoog omdat we op de tijdelijke locatie per 1 september weer operationeel moesten zijn. In de wetenschap dat je niet alles mee kunt nemen, word je als organisatie geconfronteerd met een nieuwe uitdaging: waar laat je de spullen die je niet mee kunt nemen naar de tijdelijke locatie? De verhuispartijen die reageerden op onze projectuitvraag hadden daar verschillende of helemaal geen oplossingen voor. Dat we voor Top Movers hebben gekozen, komt mede doordat zij de tijdsdruk beheersbaar maakten. En eerlijk is eerlijk: de prijs-kwaliteitverhouding was in hun aanbod het beste. Het is dan altijd even afwachten hoe de verhuizing daadwerkelijk verloopt, maar inmiddels weten we dat dit helemaal goed zit, ook wat betreft de voorbereidingen. Zo goed zelfs dat onze medewerkers, ondanks dat de verhuizing in de zomervakantie plaatsvindt, gewoon op vakantie konden. Fijn, want zo kan iedereen na 1 september weer fris en fruitig aan de slag.”
Over ongeveer twee jaar wordt de nieuwe locatie van het Grafisch Lyceum Rotterdam opgeleverd. Tot die tijd blijven de spullen netjes opgeslagen bij Top Movers.
Wil je jouw projectverhuizing ook tot in de puntjes geregeld hebben? Of heb je tijdelijke of permanente opslagruimte nodig voor je bedrijf? Neem contact met ons op, we helpen je graag.